BCP กับแผนบริหารภาวะวิกฤต (Crisis Management Plan) ต่างกันตรงไหน ทำไมมีแค่อันเดียวไม่พอ

BCP กับแผนบริหารภาวะวิกฤต (Crisis Management Plan) ต่างกันตรงไหน ทำไมมีแค่อันเดียวไม่พอ
หลายองค์กรภูมิใจว่ามีแผนบริหารภาวะวิกฤตพร้อมทีม Crisis Management Team ตั้งไว้แล้ว มีสายการตัดสินใจชัดเจน มีคนรับผิดชอบสื่อสารกับสื่อและลูกค้า แล้วก็สรุปว่า "แบบนี้คือมี BCP แล้ว" แต่พอถามต่อว่า "แล้วถ้าวิกฤตยืดเยื้อไป 2 สัปดาห์ ธุรกิจจะกลับมาทำงานได้ยังไง" หลายคนกลับตอบไม่ได้ นี่คือจุดที่ทำให้เห็นว่า BCP กับแผนบริหารภาวะวิกฤตไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

BCP คืออะไร แผนบริหารภาวะวิกฤตคืออะไร ต่างกันตรงไหน
แผนบริหารภาวะวิกฤต (Crisis Management Plan) เน้นเรื่องการตอบสนองทันทีเมื่อเกิดเหตุ เช่น ใครเป็นคนตัดสินใจ ใครสื่อสารกับสื่อและลูกค้า จะประกาศสถานการณ์อย่างไร และควบคุมความเสียหายด้านภาพลักษณ์อย่างไรในช่วงชั่วโมงแรกๆ ของวิกฤต ส่วน BCP หรือ Business Continuity Plan ดูแลเรื่องที่กว้างและยาวกว่านั้นมาก คือธุรกิจจะดำเนินงานต่อได้อย่างไรหลังจากผ่านช่วงวิกฤตแรกไปแล้ว เช่น กระบวนการไหนต้องกลับมาทำงานก่อน ใช้สถานที่หรือระบบสำรองอะไร และใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะกลับสู่สภาวะปกติ

ทำไมองค์กรถึงคิดว่ามีแผนบริหารภาวะวิกฤตแล้วไม่ต้องมี BCP
ส่วนหนึ่งเพราะแผนบริหารภาวะวิกฤตเป็นสิ่งที่จับต้องได้ง่ายกว่า มีทีมชัดเจน มีการซ้อมสื่อสารในภาวะฉุกเฉินอยู่บ้าง จึงให้ความรู้สึกว่าองค์กร "พร้อมรับมือวิกฤต" แล้ว แต่ในความเป็นจริง แผนบริหารภาวะวิกฤตตอบได้แค่คำถามว่า "วิกฤตนี้จะสื่อสารและควบคุมสถานการณ์เบื้องต้นยังไง" ไม่ได้ตอบว่า "ธุรกิจจะดำเนินงานต่อได้ยังไงถ้าสถานการณ์ยืดเยื้อ" ซึ่งเป็นคำถามที่ BCP ต้องตอบโดยเฉพาะ

ถ้ามีแค่แผนบริหารภาวะวิกฤตอย่างเดียว จะเกิดอะไรขึ้นตอนวิกฤตจริง
องค์กรที่มีแค่แผนบริหารภาวะวิกฤตโดยไม่มี BCP มักรับมือช่วงชั่วโมงแรกได้ดี แต่เริ่มสะดุดเมื่อวิกฤตยืดเยื้อ เช่น
•     สื่อสารกับสาธารณะได้เร็วและเป็นมืออาชีพ แต่ไม่รู้ว่าจะให้พนักงานกลับมาทำงานที่ไหนเมื่ออาคารหลักใช้งานไม่ได้
•     ตั้งทีมตัดสินใจได้ทันที แต่ไม่มีแผนกู้คืนกระบวนการทำงานหรือระบบ IT ที่ชัดเจน
•     ควบคุมความเสียหายด้านภาพลักษณ์ได้ในวันแรก แต่พอผ่านไปหนึ่งสัปดาห์ ลูกค้าเริ่มถามว่าทำไมยังส่งของไม่ได้
•     มีทีม Crisis Management ที่เก่ง แต่ไม่มีข้อมูลว่ากระบวนการไหนสำคัญที่สุดที่ต้องกู้คืนก่อน เพราะไม่เคยทำ Business Impact Analysis


BCP กับแผนบริหารภาวะวิกฤตทำงานร่วมกันยังไง
ในทางปฏิบัติ ทั้งสองแผนควรเชื่อมต่อกันเป็นลำดับ คือเมื่อเกิดเหตุ แผนบริหารภาวะวิกฤตจะถูกเปิดใช้งานก่อน เพื่อประเมินความรุนแรง ตัดสินใจเบื้องต้น และสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้อง จากนั้น BCP จะถูกเปิดใช้งานต่อเนื่อง เพื่อดูแลว่ากระบวนการทำงานหลักจะกลับมาดำเนินการต่อได้อย่างไร ทีมบริหารภาวะวิกฤตกับทีมที่ดูแล BCP จึงควรเป็นคนละบทบาทที่ทำงานเชื่อมกัน ไม่ใช่แผนเดียวกันที่ใช้ชื่อต่างกัน

องค์กรที่มีทั้งสองแผนอยู่แล้ว ต้องเช็คอะไรเพิ่ม
แม้บางองค์กรจะมีทั้งแผนบริหารภาวะวิกฤตและ BCP อยู่แล้ว สิ่งที่ควรเช็คเพิ่มคือทั้งสองแผนเชื่อมโยงกันจริงหรือไม่ เช่น แผนบริหารภาวะวิกฤตมีขั้นตอนส่งต่อให้ทีม BCP อย่างชัดเจนหรือเปล่า และเคยซ้อมทั้งสองแผนพร้อมกันในสถานการณ์จำลองเดียวกันหรือยัง เพราะถ้าซ้อมแยกกันคนละครั้ง อาจไม่เจอจุดที่แผนทั้งสองไม่เชื่อมกันจนกว่าจะเกิดวิกฤตจริง

BCP GURU ช่วยองค์กรวาง BCP และแผนบริหารภาวะวิกฤตให้ครบวงจรได้อย่างไร
BCP GURU ให้บริการที่ปรึกษาครบวงจร ตั้งแต่การทำ Business Impact Analysis การออกแบบแผน BCP ตามมาตรฐาน ISO 22301 ไปจนถึงการจัดทำและเชื่อมโยงแผนบริหารภาวะวิกฤตให้ทำงานร่วมกับ BCP ได้จริง พร้อมจัดซ้อมแผน (Tabletop Exercise) เพื่อให้มั่นใจว่าทั้งสองแผนใช้งานได้จริงเมื่อเกิดเหตุ ไม่ใช่แค่เอกสารแยกกันคนละชุด หากองค์กรของท่านมีแผนใดแผนหนึ่งอยู่แล้วแต่ไม่แน่ใจว่าครบหรือเชื่อมกันหรือไม่ ทีมงาน BCP GURU พร้อมให้คำปรึกษา